Cómo usar correctamente el e-mail (correo electrónico)??

05/11/2008 at 11:33 pm Deja un comentario

En muchas ocasiones nos llegan mensajes de correo electrónico en nuestra bandeja en la cual no sabemos exactamente su procedencia y lo peor puede ser que contenga un material malicioso, en la cual puede dañar el sistema de nuestra PC.

En lo personal me ha pasado esto de que recibo mensajes de direcciones de extraña procedencia y lo que he hecho es ignoralos, para no arriesgar mi equipo… estaba viendo un artículo en un blog en la cual es de mucha importancia para que sepan y le de un buen uso a su e-mail, sin que arriesgue su equipo…

Estructura del Mensaje

Título (Subject): Debe describir el contenido del mensaje. Esto permitirá que la persona tenga una idea de antemano del contenido. Evite usar títulos genéricos. En algunos correos vienen con signos y números en la cual esto puede ser de contenido extraño, se infiltran en la verficación del sistema.

To: Se utiliza para escribir la dirección del receptor primario, la persona que desee que tome acción en base al contenido o para indicar que el receptor es la persona a quien se hace alusión principal

Cc: Se utiliza para indicar que se les envía el mensaje a modo de información.

Bcc: Se utiliza para evitar que los destinatarios en To & Cc se enteren de que se le envía copia a estas otras personas. Esta práctica se debe realizar con cuidado porque usted no quiere que los receptores piensen que usted se pasa enviando copia de los mensajes entre ustedes a otras personas a sus espaldas. Sin embargo, Bcc es muy útil. Por ejemplo, en algunas ocasiones es necesario enviar mensajes a una gran cantidad de destinatarios. Si la lista de direcciones se escribe en To o Cc entonces todas las personas podrán ver las direcciones de los demás. Esto se presta para que otras personas capturen estas direcciones, aumentar la cantidad de correo no solicitado (spam) que recibimos y para divulgar, sin desearlo, información confidencial. Por ejemplo, digamos que usted está en una asociación en la cual 20 miembros están atrasados en sus cuotas. En lugar de enviar un mensaje a cada miembro de forma individual usted lo envía a todos de forma simultánea incluyendo todos los nombres en To: En ese caso usted está divulgando información de una persona a todas las demás. Para poder enviar un solo mensaje pero manteniendo ocultas las direcciones de las personas incluya la lista de direcciones en Bcc: Si su herramienta de correo electrónico no permite que deje el espacio To: en blanco entonces incluya su dirección en este campo..

Contenido

No envíe cadenas innecesarias de mensajes. Éstas ocupan espacio y ancho de banda innecesario en la red. En muchas ocasiones, por no hacer uso de Bcc distribuyen las direcciones de muchas personas. Las mayorías de estas cadenas no tienen aportaciones positivas.

Si va a enviar un documento adjunto (attachment) verifique el tamaño antes de enviarlo. Considere usar formatos compactos o comprimirlo para que ocupe menos espacio. Si lo va a enviar a muchas personas considere colocar el archivo en un servidor y enviar un enlace (link) al mismo en lugar del documento. Con esto ahorrará espacio de almacenamiento y ancho de banda.

No todas las personas utilizan herramientas para leer correo electrónico que maneja HTML, en lo posible asuma que el receptor sólo leerá el correo en formato de sólo texto. Adornos, imágenes de fondo (backgrounds) aumentan el tamaño del mensaje y en algunos casos aparecen (erróneamente) como documentos adjuntos. Esto puede crear confusión en el receptor si no puede abrir o entender el mismo.

Contestaciones (Reply)

No conteste con copia a todas las personas que recibieron el mensaje (reply all) si la contestación va dirigida sólo a una persona.


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